Essers en Rode Kruis

Valeur ajoutée de la collaboration entre H.Essers et Rode Kruis-Vlaanderen, à chacun son expertise

La plus-value d’experts en logistique pour le secteur des soins

 
Les hôpitaux, maisons de retraite ou autres prestataires de soins gèrent encore souvent leurs stocks et leur transport eux-mêmes. Cela prend du temps et nécessite une bonne organisation. Il est évident que Rode Kruis-Vlaanderen dispose de peu ou pas d’expertise dans ce domaine, contrairement au secteur logistique qui est bien expert en la matière. C’est la raison pour la­quelle Rode Kruis-Vlaanderen a entamé une coopération avec H.Essers au mois de mai 2015.
 
Après une analyse approfondie des joueurs présents sur le marché du transport et du warehousing, Rode Kruis-Vlaanderen a décidé d’engager l’entreprise familiale H.Essers pour une période de 5 ans. Veerle Carpels, directrice Achats de la Rode Kruis: “Le département Dienst voor het Bloed disposait de plusieurs entrepôts, répartis dans toute la Flandre. Ces entrepôts étaient approvisionnés par les mêmes fournisseurs, parfois pour des produits identiques. Gérer et transporter nos stocks de manière décentrali­sée étaient souvent des opérations complexes et inefficaces. Maintenant que ces différents entrepôts sont centralisés dans une plateforme de H.Essers (ledit centre de distribution central), nous pouvons travailler efficacement, le monitoring et le contrôle sont meilleurs et nous pouvons changer de vitesse plus rapidement. Donner la logistique et le transport en sous-traitance, tout en continuant à gérer la procédure d’achat nous-mêmes, nous a en outre permis de mieux nous concentrer sur nos principales missions.”
 

Meilleure vue sur les stocks et les frais

Avant, Rode Kruis-Vlaanderen ne disposait pas de données détaillées ou de logiciels pour gérer la performance et l’efficacité de son fonctionnement logistique de manière simple. Ensemble avec H.Essers, un rapportage détaillé et précis est actuellement en train de se développer. Dominiek Vanaudenaerde, manager Production-Logistique & Gestion du Matériel chez la Rode Kruis: “Au sein d’un SLA détaillé, nous avons fixé des KPI clairs (des objectifs essentiels, disons), tant pour H.Essers que pour notre propre organisation. Ces KPI seront peaufinés au cours de la première année afin d’aboutir à un tableau de bord complet. Ainsi, nous pouvons surveiller ensemble ou éventuellement réduire le coût logistique et rehausser le niveau de notre fonctionnement.”
 
Jan Lampaert, Strategic Sales Manager Health Care chez H.Essers, explique: “Ce n’est d’ailleurs pas quelque chose que nous faisons exclusivement pour Rode Kruis-Vlaanderen. Nous disposons déjà de pas mal d’expertise avec d’autres clients dans le secteur des soins, tels qu’hôpitaux, maisons de retraite et pharmaciens. Nous fournissons à nos clients des KPI électroniques et améliorons la compréhension des numéros des lots, des dates de péremption, de la performance de fournisseurs, … Nous discutons de ces éléments avec Rode Kruis-Vlaanderen une fois par mois lors d’une entrevue opérationnelle, et nous avons aussi régulièrement une concertation stratégique avec le management. Nos collaborateurs font régulièrement l’analyse des procédures, ensemble avec l’équipe de Rode Kruis-Vlaanderen, pour regar­der en détail et implémenter, si possible, des améliorations potentielles de l’efficacité sur le plan qualitatif ou logistique.”
 

Solution rapide d’incidents

Le système de H.Essers permet aussi de rapidement traiter des incidents. Que faire, par exemple, lorsque l’emballage d’un produit s’avère endommagé à la livraison? “Nous recevons une notification, suite à quoi nous pouvons directement revenir vers Rode Kruis-Vlaanderen, qui peut alors entreprendre les actions adéquates. De plus, nous nous chargeons de tout le suivi. Dans les SLA, quelques KPI sont fixés: combien de fois un certain incident se (re)produit-il? Qui en est responsable et comment peut-on résoudre le problème?”, dixit Jan Lampaert.
 
Des arrangements clairs concernant la communication entre les deux parties sont indispensables. Tant H.Essers que Rode Kruis-Vlaanderen travaille avec un Single Point Of Contact. Cette courte ligne de communication leur permet de changer de vitesse et de corriger rapidement. En plus des nombreux arrangements concernant des éléments opérationnels, une interface TIC performante a été créée entre le système ERP de Rode Kruis-Vlaanderen et le système de gestion des entrepôts de H.Essers. Dominiek Vanaudenaerde explique: “Grâce aux rapports fournis, dont nous pouvons tirer des conclusions facile­ment, nous pouvons optimiser nos stocks, corriger des fournisseurs, suivre de près des commandes en suspens, …”
 

Conservation et transport avec soin

Quel est le matériel que H.Essers gérera dorénavant pour Rode Kruis-Vlaanderen? Il s’agit de tout ce qu’il faut pour recruter des donneurs (affiches, bandeaux publicitaires, …) et organiser des collectes de sang (poches de sang, aiguilles stériles) ainsi que tout ce qu’il faut pour les tests, l’examen et le traitement de produits sanguins.
 
Lors de l’approvisionnement en sang, la sécurité est une priorité essentielle pour la Rode Kruis. Cela veut dire que H.Essers doit également respecter des conditions strictes pour de nombreux matériels. Dominiek Vanaudenaerde explique: “Pour nos consommables critiques, par exemple, nous devons stricte­ment appliquer des températures de conservation minimales et maximales. H.Essers offre un monito­ring de la température 24/24, 7/7, avec un rapportage provenant des différentes locations où les matières premières sont stockées. Il est évident que ces spécifications de la température font également l’objet d’un monitoring pendant le transport. Le fait que nous travaillons en interne avec des échéances de commande claires nous permet également de rédiger un plan de transport efficace, avec des moments d’approvisionnement séparés et fixes pour chaque site. Dans les laboratoires diagnostiques, H.Essers fait des livraisons plus fréquemment que dans les différents centres de donneurs et les lieux de préparation des collectes de sang répartis dans toute la Flandre. Chaque lieu de livraison a donc ses propres besoins et arrangements spécifiques.”
 
Veerle Carpels conclut: “Cela fait déjà presqu’un an que nous travaillons ensemble avec H.Essers. Evidem­ment, un tel projet ne peut se réaliser sans des hauts et des bas. Entre-temps, quelques optimalisa­tions ont déjà été implémentées, mais nous savons qu’il reste encore beaucoup de pistes d’amélio­ration à examiner et sommes convaincus que nous arriverons à les implémenter avec succès grâce à notre étroite collaboration.”
 

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