“L’achat de produits n’est pas de notre compétence. Aujourd’hui, ils continuent à être commandés par l’hôpital lui-même. Les marchandises sont livrées par les fournisseurs à notre centre de distribution de Boom. Nous accusons réception des marchandises livrées, sur la base d’un bon de commande enregistré sur le système ERP de l’hôpital, transmis par voie électronique via EDI à notre système ERP. Après les contrôles d’entrée nécessaires, au cours desquels numéros de lot et dates d’expiration de chaque produit sont contrôlées et enregistrées, HL informe OLV que les marchandises ont été livrées à notre entrepôt.”
Espaces climatisés
Les marchandises hors-stock sont entreposées temporairement dans des sites spéciaux, les marchandises-stock sont entreposées dans des locaux climatisés spécialement équipés par HL. “Nous avons investi dans la construction dite ‘box-in-the-box’, un espace hermétiquement clos avec murs lavables, également dotés des équipements nécessaires pour un environnement peu poussiéreux et à température et humidité contrôlées. Cette construction est encore subdivisée en une zone pour produits non-stériles – les produits de l’économat et les produits pharmaceutiques non-stériles -, d’un côté, et une zone pour les produits pharmaceutiques stériles, de l’autre. Dans cette dernière zone, seuls sont stockés les emballages à l’unité, les boîtes ne sont pas admises.”
Echange de données électroniques
“Le personnel de OLV contrôle tous les jours les fournitures encore disponibles à ce moment-là dans chacune des unités. Ceci est fait, dans la plupart des cas, au moyen d’un Kanban(carte) – ou système 2bin, où les Kanbans vides sont enregistrés via scanning de code-barres dans leur système. Via un échange de données électroniques, nous recevons ainsi quotidiennement les quantités qui doivent être livrées, par produit et par unité. Sur la base de ces ‘lignes de commande’, nous commençons, à 14h00, notre activité quotidienne de picking- et packing. Les commandes sont sélectionnées par unité et placées, également par unité, dans des bacs en plastique – ‘fourre-tout’. Les produits stériles sont placés dans des bacs séparés. Une fois achevés, les bacs sont empilés sur des conteneurs roulants qui, une fois remplis, sont rassemblés en petits ‘trains’. On tient compte, ce faisant, du routage interne, selon lequel les unités seront finalement fournies. Avant que les conteneurs roulants soient placés sur le transporteur, nous les munissons encore d’un couvercle fermé et scellé, pour éviter toute contamination des marchandises pendant le transport. Enfin, les conteneurs roulants sont chargés sur le camion et ils partent du centre de distribution de HL vers les divers sites de OLV. Là, les marchandises sont déposées par le transporteur sur le quai de déchargement et – munies des documents nécessaires – transmises au personnel concerné de OLV. Durant le shift de la matinée suivante, le personnel de OLV se charge de la répartition interne de ces produits aux unités. ”
Valeur-ajoutée
“L’accent est mis principalement sur la réduction des coûts des actuelles activités logistiques au sein de l’établissement des soins de santé, tout en préservant le niveau de service exigé actuellement. Les réductions de coûts se produisent à un certain nombre de niveaux. Il s’agit, en premier lieu, de frais de personnel. Nous nous référons à l’investissement, plus flexible qu’aujourd’hui, d’un plus petit nombre d’ETP, au sein de l’établissement des soins de santé. Un aspect important est aussi le fait que du personnel médicalement qualifié peut souvent disposer de plus de temps pour d’autres activités, à plus grande valeur-ajoutée, au sein de leur propre organisation.”
En termes de coûts de stockage également, un avantage important est réalisé. “Il s’agit autant de la libération d’espaces de stockage coûteux au sein de l’établissement des soins de santé, que d’une meilleure gestion des stocks et donc d’une réduction de ceux-ci. Ainsi, les m² libérés peuvent être utilisés pour des activités à plus forte valeur-ajoutée au sein de l’établissement.”
Un certain nombre d’aspects qualitatifs jouent également. “Il s’agit notamment d’une plus grande traçabilité des produits utilisés et d’une plus grande transparence et, partant, de politiques d’approvisionnement plus correctes. De cette façon, nous augmentons l’efficacité de la logistique au sein de l’établissement.”
Encore un long chemin à parcourir
Luc Pieters et Jan Lampaert notent qu’il y a encore un long chemin à parcourir en ce qui concerne l’optimisation des processus logistiques au sein des établissements des soins de santé. «Nous sommes heureux que l’externalisation des processus logistiques soit déjà un thème actuellement à l’ordre du jour de certains établissements. Cependant, il y a encore du travail à accomplir. En effet, l’externalisation est toujours une donnée relativement nouvelle dans le secteur des soins de santé. Jusqu’il y a peu, l’accent était très fortement mis, dans ce secteur, sur une nouvelle réduction du nombre d’établissements des soins de santé avec, pour conséquence, l’attention et la charge de travail résultant de fusions. En outre, beaucoup de trajets d’externalisation effectivement mis en œuvre récemment n’ont pas toujours été ressentis comme une expérience positive, tantôt par la direction, mais souvent par la «base» et/ou par les patients. "
De nombreux établissements des soins de santé ont encore beaucoup de travail à accomplir pour professionnaliser leur ‘chaîne d’approvisionnement intra-muros’. "Le secteur des soins de santé en est encore particulièrement à ses balbutiements pour la mise en place correcte des Master Data nécessaires, la mise en place d’une politique de ré-approvisionnement interne efficace, et la mise en œuvre d’une méthode d’approvisionnement efficace. Nous voulons donc nous profiler autant comme un partenaire logistique opérationnel que comme un partenaire ‘aidant à penser’ à l’optimalisation de la chaîne logistique dans les établissements des soins de santé, » concluent Luc Pieters et Jan Lampaert.
Bert Verbeke
