“Het aankopen van de goederen behoort niet tot ons takenpakket. Vandaag worden ze nog steeds besteld door het ziekenhuis zelf. De goederen worden door de toeleveranciers aangeleverd in ons distributiecentrum in Boom. Op basis van een vanuit het ziekenhuis op hun ERP-systeem geregistreerd aankooporder, dat via EDI elektronisch worden doorgegeven aan ons ERP-systeem, worden de aangeleverde goederen door ons in ontvangst genomen. Na de nodige ingangscontroles hierop, waarbij tevens de lotnummers en de vervaldata van elk item gecontroleerd en geregistreerd worden, geeft HL aan OLV te kennen dat de goederen werden aangeleverd in ons magazijn.”
Geconditioneerde ruimten
Niet-voorraad goederen worden tijdelijk opgeslagen in hiervoor speciaal bestemde locaties, voorraad-goederen worden opgeslagen in hiervoor door HL speciaal voorziene geconditioneerde ruimten. “Wij investeerden in een zogenaamde ‘box-in-the-box’ constructie, een met afwasbare wanden hermetisch afgesloten ruimte, tevens voorzien van de nodige middelen voor het creëren van een stofarme en temperatuurs- en vochtigheidsgecontroleerde omgeving. Deze constructie is daarbij nog onderverdeeld in een zone voor niet-steriele goederen – economaatsgoederen en niet-steriele apotheekgoederen – enerzijds en een zone voor steriele apotheekgoederen anderzijds. In deze laatste zone worden enkel eenheidsverpakkingen gestockeerd, dozen zijn hier niet toegestaan.”
Elektronische gegevensuitwisseling
“Het personeel van OLV controleert dagelijks de op dat moment nog beschikbare voorraden op elk van hun afdelingen. Dit gebeurt in de meeste gevallen aan de hand van een Kanban( kaart)- of 2bin-systeem, waarbij de lege Kanbans via scanning van de barcode geregistreerd worden in hun systeem. Via een elektronische gegevensuitwisseling krijgen wij op die manier dagelijks de nieuw aan te leveren hoeveelheden per product per afdeling door. Op basis van deze ‘orderlijnen’ starten wij, om 14u00, onze dagelijkse picking- en packingactiviteiten. De orders worden per afdeling gepicked en eveneens per afdeling in plastick bakken – ‘totes’ – gestopt. De steriele goederen worden hierbij in afzonderlijke totes gestopt. De afgewerkte totes worden daarna gestapeld op rolcontainers en de gevulde rolcontainers worden samengesteld tot ‘treintjes’. Hierbij wordt rekening gehouden met de interne beleveringroutings volgens dewelke de afdelingen uiteindelijk zullen aangevuld worden. Voordat de rolcontainers op transport worden geplaatst, voorzien we nog van een afsluitbare en verzegelbare hoes, dit om eventuele contaminatie van goederen tijdens het transport tegen te gaan. Tot slot worden de rolcontainers ingeladen op de vrachtwagen en vertrekken ze vanuit HL’s distributiecentrum naar de verschillende sites van OLV. Daar worden de goederen door de transporteur afgezet op de loskades – en voorzien van de nodige documenten – overgegeven aan het betrokken personeel van OLV. Tijdens de daaropvolgende ochtendshift zal het personeel van OLV de verdere interne bedeling van deze goederen tot op de afdelingen uitvoeren.”
Toegevoegde waarde
“De focus ligt in hoofdzaak op kostenreductie van de huidige logistieke activiteiten binnen de zorginstelling, uiteraard met behoud van het huidig vereiste niveau van dienstverlening. Kostenreducties doen zich voor op een aantal niveaus. In de eerste plaats betreft het de personeelskost. Het gaat daarbij om een meer flexibele inzet van een kleiner aantal FTE’s dan zoals vandaag het geval binnen de zorginstelling. Belangrijk aspect hierbij is het feit dat hierdoor vaak ook medisch geschoold personeel meer tijd kan vrijmaken voor andere, meer waarde-toevoegende activiteiten binnen hun eigen organisatie.”
Ook op het vlak van opslagkost wordt er een belangrijk voordeel geboekt. “Het gaat zowel om het vrijmaken van dure opslagruimte binnen de muren van een zorginstelling als om een beter voorraadbeheer en dus minder voorraden. Hierdoor kunnen de vrijgekomen m² ingezet worden voor meer waarde-toegevoegde activiteiten binnen de instelling.”
Daarnaast spelen ook een aantal kwalitatieve aspecten een rol. “Het betreft onder meer een hogere mate van traceerbaarheid van verbruikte goederen en een transparantere en dus correctere bevoorradingspolitiek. Op die manier verhogen wij de logistieke efficiënte binnen een zorginstelling.”
Nog een hele weg af te leggen
Luc Pieters en Jan Lampaert merken op dat er nog een hele weg is af te leggen wat betreft de optimalisatie van logistieke processen binnen zorginstellingen. “Het doet ons deugd dat outsourcing van logistieke processen alvast een thema is dat momenteel op de agenda staat binnen sommige zorginstellingen. Toch is er nog werk aan de winkel. Immers, uitbesteding is en blijft een vrij nieuw gegeven binnen de zorgsector. Deze sector werd tot in het recente verleden gekenmerkt door een sterke focus op een verdere reductie van het aantal zorginstellingen met de nodige aandacht en werklast voor fusies tot gevolg. Daarnaast werden tal van recent effectief uitgevoerde uitbestedingstrajecten niet altijd als even positief ervaren, soms door het betrokken management, maar vaak ook door de ‘achterban’ en/of de patiënten.”
Vele zorginstellingen hebben nog werk om hun ‘intra-muros supply chain’ te professionaliseren. “Met name met betrekking tot het correct opzetten van de vereiste Master Data, het opzetten van een efficiënte interne herbevoorradingspolitiek en het implementeren van een efficiënte voorraadmethodiek, staat de zorgsector nog in zijn kinderschoenen. Wij willen ons dan ook als zowel een operationele als ‘meedenkende’ logistieke partner verder profileren om de logistieke keten binnen zorginstellingen verder te optimaliseren,” besluiten Luc Pieters en Jan Lampaert.
Bert Verbeke
