Typ om te zoeken

Facility

Het nieuwe AZ Alma is klaar voor de start

Delen

De eindstreep voor de verhuis naar de nieuwbouw van AZ Alma is in zicht. De werken zitten op schema, een gedetailleerde planning staat in draaiboeken. Dat betekent niet dat het er rustig aan toe gaat, er is nog veel werk aan de winkel.
 
In het Alma-huis is het druk. Er is net een vergadering voorbij, de telefoon rinkelt af en toe en er lopen mensen af en aan. De woning ligt vlak bij de nieuwe campus, er vonden de afgelopen jaren ontelbare overlegmomenten plaats. Het is het ‘zenuwcentrum’ waar de coördinatie van de nieuwbouw en de verhuis gebeurt. “Soms is het letterlijk een zenuwcentrum”, zegt Henk Vincent lachend. Hij is directeur facilitaire diensten en masterplan en begeleidt het bouwproces en het plaatsen van alle infrastructuur die nodig is. Zijn evenknie is verhuiscoördinator Ignace Cordier. Hij werd aangetrokken vanwege zijn expertise in het verhuizen van ziekenhuizen.
 

Jarenlang traject

AZ Alma startte in 2004 met het denkproces voor een nieuwbouw waar de campussen Eeklo en Sijsele samengevoegd zouden worden. Pas in 2012 kwam er overheidsfinanciering en startten de werken. Binnenkort, op 17 maart, is er de officiële opening. Campus Eeklo verhuist op 29 maart, campus Sijsele op 5 april.
 
Henk Vincent: “We zijn nog niet klaar, maar we zitten op schema. Eind februari zal alles achter de rug zijn: de aanleg van parkeerplaatsen, de afwerking, het plaatsen van apparatuur enzovoort. Weliswaar zullen er nog kleine klusjes te doen zijn. Het blijft spannend, maar we kunnen bijna de laatste bladzijden van ons draaiboek omslaan. Minstens even belangrijk als de timing is dat we binnen het budget bleven. Dat is uiteraard cruciaal. Het was een lang traject en er waren heel wat bijsturingen nodig omdat de regelgeving veranderde, bijvoorbeeld op het vlak van brandvoorziening, milieunormen, elektrische beveiliging, de apotheek en centrale sterilisatie. Deze externe factoren maakten het ons niet gemakkelijker, maar we zullen klaar zijn om de verhuis op te vangen.”
 

Verhuis

Een ziekenhuis verhuis je niet zomaar. Ignace Cordier: “De voorbereiding is al een ruime tijd aan de gang. Eerst hakten we enkele grote knopen door. We beslisten om beide campussen apart te verhuizen. Ook opteerden we voor een compacte aanpak: één dag per campus. De campus van Eeklo komt het eerst aan de beurt omdat de dienstverlening daar breder is. Dat laat toe om meteen met een volwaardig ziekenhuis te starten. Eens deze grote lijnen vastlagen, vulden we alles heel concreet in. We schreven draaiboeken. Eentje gaat over de ‘inventaris’, en slaat op meubilair en apparatuur. Er is ook een draaiboek over de verhuis van de patiënten. Het belangrijkste is uiteraard dat dit veilig zal verlopen.”
 
Een ziekenhuis kan je niet zomaar sluiten. “Alles blijft open en je hebt dus een dubbele bezetting en dubbele infrastructuur nodig. Dat is allemaal heel goed voorbereid.”
 
Op 29 maart om 6.30 u. start de verhuis in Eeklo en gaat op de nieuwe campus de spoeddienst open. Nieuwe patiënten worden voortaan daar opgevangen. Na de spoedopname moeten patiënten op een specifieke afdeling terechtkunnen, zoals het operatiekwartier. Er moet die dag bijvoorbeeld ook reanimatie mogelijk zijn op de oude en de nieuwe campus, want niet alle patiënten worden tegelijkertijd verplaatst.
 

Efficiënt verloop

Volgens berekeningen zullen alle patiënten en personeelsleden rond 17 u. overgebracht zijn. De coördinators gaan uit van maximaal 150 patiënten per campus. Artsen kregen de vraag om het aantal patiënten indien mogelijk af te bouwen, dagverpleging kan gewoon voortwerken. De gereduceerde capaciteit en gespreide verhuis van beide campussen biedt de mogelijkheid om het nieuwe ziekenhuis efficiënt te starten en iedereen te laten wennen. Zo is er vrij snel weer een volledige bezetting mogelijk.
 
In de praktijk komt de verhuis neer op 12 ambulances die in Eeklo continu op en af zullen rijden en 15 ambulances voor het traject vanuit Sijsele omdat de afstand iets groter is. Het betekent ook dat er elke vijf minuten een patiënt zal vertrekken. Voor het vervoer van de patiënten doet AZ Alma een beroep op ambulances van het Rode Kruis. Om efficiënt en snel te werken, zijn er afspraken met de politie die de ambulances met patiënten intensieve zorgen zullen begeleiden. Op kruispunten zal de politie de doorgang verzekeren.
 

Logistiek

Ook op alle ondersteunende diensten heeft de verhuis een grote impact. Ignace Cordier: “Eigenlijk kan je de uiteindelijke planning voor de verhuis van de patiënten pas vaststellen op de ochtend waarop je begint. Je kan 80% vastleggen, 20% blijft onvoorspelbaar. Het gaat immers om patiënten en er kan veel gebeuren, zoals onverwachte opnames, overlijdens, baby’s die worden geboren. De keukenafdeling heeft weliswaar een zicht op de algemene planning, maar zal de vinger aan de pols moeten houden en op het moment zelf reageren. Sommige patiënten zullen ontbijten in het oude ziekenhuis, andere in de nieuwbouw. Nog anderen verhuizen pas na de middag. We werken niet met een externe traiteurdienst, wel proberen we zoveel mogelijk standaardmaaltijden aan te bieden. Nog belangrijk voor de logistiek is dat we bepaalde zaken tot op het laatste moment in de oude campus nodig hebben, het komt er op aan alles op het juiste moment te verhuizen, zoals apparatuur voor cardiologie en reanimatie. Zoiets is gerelateerd aan de patiënten van die dag.” Een generale repetitie komt er niet omdat het in een ziekenhuis niet mogelijk is om een volledige afdeling te laten proefdraaien. Wel komen er ‘pilots’ waarbij bepaalde aspecten worden getest.
 

Omkadering

Een deel van de verpleegkundigen gaat mee met de ambulances om patiënten naar de nieuwbouw te brengen en keert terug naar de oude campus om de volgende patiënten te halen. AZ Alma heeft daarnaast een brede groep vrijwilligers, ook zij zullen meehelpen. Er werd overwogen om bijvoorbeeld ook scholieren in te schakelen, maar er werd beslist zoveel mogelijk met de eigen medewerkers te doen omdat zij het ziekenhuis goed kennen. Naarmate de verhuisdag nadert, groeit de bereidwilligheid om mee te werken. Het nieuwe ziekenhuis is immers aantrekkelijk en zo’n verhuis maak je maar één keer mee. “Mijn ervaring in andere ziekenhuizen is dat niemand de verhuis wil missen”, zegt Ignace Cordier. Iedereen kreeg een kalendertje om de laatste honderd dagen af te tellen. Er komt wel externe omkadering van de aannemers die meewerkten aan de bouw. “Ook al controleer je de liften twintig keer, je zult altijd zien dat er op de verhuisdag eentje hapert. Eventuele defecten willen we zo snel mogelijk oplossen. Er zullen ook technici zijn voor de elektriciteit, elektronica, waterleidingen enzovoort. Zij fungeren als een back-up”, aldus Henk Vincent.
 

Grote inzet

Iedereen beseft dat er van het personeel een grote inzet wordt gevraagd. Op sommige diensten is verlof onmogelijk, zoals in de zorg en bij facilitaire diensten. Het vergt een heel goede planning. Ignace Cordier: “Iedereen doorliep een fors opleidingstraject. Verhuizen lijkt op het verschuiven van dozen en patiënten, maar dat is slechts één aspect. Wie in de nieuwbouw als medewerker aankomt, moet weten hoe het gebouw in elkaar zit, waar zijn werkplek is, welke systemen er in het gebouw zitten en hoe ze werken. Er is veel nieuwe apparatuur, verpleegkundigen zijn voorbereid om daar onmiddellijk mee aan de slag te gaan. We zorgden ervoor dat iedereen weet wat hem te wachten staat. Het gaat niet alleen om de inhoud van de job, ook om praktische factoren zoals het verkrijgen van een nieuwe badge, waar men kan parkeren, hoe de liften werken, in welke kasten materiaal opgeborgen is. Alles is nieuw. Die kennis is minstens even belangrijk als de verhuis zelf.”
 
Ook de organisatiecultuur speelt een rol. Twee campussen zullen moeten samenwerken, het is een nieuwe werking in een nieuw gebouw. Overleg is er al sinds 2004, iedereen kent elkaar en er werd samen nagedacht over de invulling van de dienst.
 

Communicatie is cruciaal

Ignace Cordier is niet aan zijn proefstuk toe en weet uit ervaring wat mogelijke valkuilen zijn. “Die hebben vaak te maken met infrastructuur. Immers, op één dag tijd wordt de nieuwbouw behoorlijk belast. Communicatieproblemen vormen de hoofdmoot: de wifi-dekking is onvoldoende, het verpleegoproepsysteem werkt niet 100 procent. ICT en communicatie zijn heel nauw met elkaar verweven.”
 
Hoe dan ook, op de verhuisdagen van AZ Alma is er een intense communicatiestructuur. De segmenten zorg, infrastructuur en ICT richten elk een commandocel op. Die zullen samen zitten zodat nauw overleg mogelijk is. Ook op directieniveau is er een overlegkanaal. De cellen rapporteren minstens twee keer per dag aan de directie. Als er problemen opduiken, kan men onmiddellijk ingrijpen. “Het is een strakke structuur die toelaat dat we heel nauwgezet alles kunnen opvolgen. Wij gaan rustig vanuit onze zetel toekijken of alles wat we jarenlang hebben voorbereid, goed loopt”, zeggen Ignace en Henk lachend. Nee dus. Ze verwachten zich aan heel wat telefoontjes. Hun taak zal er vooral uit bestaan om alles in goede banen te leiden en snel in te spelen op bepaalde situaties. “De verhuisboeken laten alvast zien dat er aan alles is gedacht, vermoedelijk zal alles goed verlopen. Meer dan ons heel goed voorbereiden, kunnen we niet doen. Maar we weten ook dat er altijd wel iets zal zijn dat een oplossing vergt. Het zal chaotisch lijken, maar het is wel een goed georganiseerde chaos.”
 

Omgeving

Familie en vrienden worden  gevraagd om op de verhuisdag niet mee te helpen. Zodra de patiënt op zijn nieuwe kamer is, krijgen ze een berichtje en ’s avonds kunnen ze langskomen.
Ook de bewoners van de regio krijgen informatie. De bekendmaking van de verhuis gebeurt onder meer via broodzakken en via aangepaste belettering op de vrachtwagen die momenteel zes keer per dag tussen Sijsele en Eeklo rijdt met catering. In alle publicaties werden de telefoonnummers en het adres aangepast. Er waren heel wat rondleidingen voor verenigingen. De buurtbewoners kregen geregeld een nieuwsbrief. Leerlingen uit de twee buurtscholen werden ook betrokken. De kinderen van het eerste leerjaar kwamen naar de eerste steenlegging. Intussen zitten ze in het zesde leerjaar en zijn ze welkom op de officiële opening: het zijn de Almaklasjes. De start van het nieuwe AZ Alma zal alleszins niet onopgemerkt voorbijgaan.
 
Comfort voor patiënten en werknemers
In het nieuwe ziekenhuis is het grote atrium, de centrale inkomhal, een echte blikvanger. Het ruimtelijk gevoel, het vele daglicht en de transparantie creëren een aangename sfeer. Ook in de kamers zijn er grote ramen. Zij geven uit op het atrium of op de omgeving. De kamers bieden heel wat comfort. De ventilatie is optimaal, zowel in de zomer als in de winter. Elke patiënt heeft een eigen televisiescherm met ook radiokanalen en een oproepsysteem voor de verpleging. Er zijn kluisjes op elke kamer, het licht kan worden gedimd. Er is zelfs een bad onder een sterrenhemel om de arbeidsfase wat te verlichten.
Ook het comfort van de medewerker kreeg veel aandacht. De werkomgeving is aantrekkelijk en functioneel. De dienst magazijn en distributie is al in nieuwe ziekenhuis aan het werk. Op de afdelingen worden kasten gevuld met verzorgingsmaterialen zodat op de verhuisdag alles voorhanden is. Dat gebeurt op alle afdelingen op dezelfde manier. Wat verpleegkundigen vaak nodig hebben, is op een ergonomische hoogte opgeborgen.
Er wordt ook nagedacht over een herbestemming van de oude sites. De campus in Eeklo is eigendom van het stadsbestuur. Daar komt een divers woonproject met ook aandacht voor zorgwoningen. Sijsele wordt Sanapolis. Het woon- en zorgcentrum zal uitbreiden, er komt een polikliniek. Externe partners kunnen er activiteiten ontplooien, zoals een hotel of sportactiviteiten. Het huidige operatiekwartier kan fungeren als opleidingscentrum. Er zijn heel wat ideeën die na de verhuis verder vorm zullen krijgen. Ook het Alma-huis zal een nieuwe bestemming krijgen, maar blijft verbonden met het ziekenhuis.
Voor de apparatuur en het meubilair dat niet mee verhuist, is er ook een oplossing. Dat kan gaan naar Sanapolis, scholen, ontwikkelingsprojecten of schenkingen.
 
CIJFERS

  • De investering bedroeg 220 miljoen euro waarvan 500.000 euro voor kunstwerken was bestemd.
  • Capaciteit: 513 bedden
  • Omkadering: 120 artsen, 1290 personeelsleden, 175 vrijwilligers
  • Het restaurant biedt 480 plaatsen, de AZ-Alma keuken staat hiervoor in.
  • Er zijn 1400 verschillende verzorgingsmaterialen in omloop (medicatie niet inbegrepen).
  • GROHE leverde 467 op maat gemaakte eengreepswandmengkranen die een optimale hygiëne bieden. In 407 kamers en in kritische ruimtes met een hoger risico op besmetting zijn er Eurosmartwastafelkranen met infraroodsturing. De gebruiker hoeft die niet aan te raken. Vanop afstand kunnen ze automatisch gespoeld worden of gedesinfecteerd.
  • Op twee parkings zijn in totaal 1.104 parkeerplaatsen voorzien

 

Laat een commentaar na

Your email address will not be published. Required fields are marked *