Hospital Logistics: le 'change management' c'est notre travail

“Fournir des services de logistique aux établissements de soins de santé est notre grande spécialité. Nous nous profilons depuis 1996 comme un partenaire indépendant des projets totaux de logistique dans le secteur des soins de santé. Premièrement, nous nous occupons de la fourniture de marchandises pour divers établissements de soins – principalement des hôpitaux –   depuis notre centre de distribution médical d’Aarschot. Nous sommes responsables de la passation des commandes auprès des fournisseurs, de la gestion et du financement des stocks, ainsi que de la livraison des marchandises au bon moment, dans la bonne quantité, à l’endroit convenu au sein des établissements de soins respectifs. De cette façon, ces hôpitaux sont débarrassés d’une très grande partie de leurs tâches de logistique.” Deuxièmement, Hospital Logistics s’occupe de l’installation et de l’accompagnement du système ‘vide/plein’, surtout pour les maisons de repos et de soins. “Il s’agit d’un système de gestion et de commande des stocks, basé sur le ‘Kanban’ japonais, qui aide les établissements de soins à se faire livrer les produits adaptés, au bon endroit, dans la bonne quantité, au bon moment. Grâce à ce système, l’établissement dispose d’un aperçu détaillé de sa consommation.”

Partenariat logistique

“Comme partenaire logistique  – fourniture de marchandises pour différents établissements de soins à partir d’un centre de distribution – Hospital Logistics s’occupe de l’achat opérationnel des marchandises. Il est important que les hôpitaux restent entièrement libres de choisir quelles marchandises sont achetées auprès de quels fournisseurs. Nous achetons ces produits au prix que l’hôpital a négocié avec le fournisseur. Nous agissons donc selon le principe de la neutralité prix, produit et fournisseur.” Ces dernières années, le concept ‘vide/plein’ de livraison de marchandises a été adapté, sur mesure, aux maisons de repos et de soins. “Ici, nous jouons un rôle d’acheteur central pour les maisons auxquelles nous livrons, où le système ‘vide/plein’ est installé. ”

Système intégré de commande et gestion des stocks

“Nous faisons face aux facteurs critiques dans la chaîne logistique en travaillant avec un système intégré de commande et de gestion des stocks ainsi qu’en regroupant flux et donc tâches logistiques, ce qui permet de se concentrer à nouveau sur les missions essentielles, sur le plan logistique et celui des soins de santé. Un regroupement des tâches logistiques et de la responsabilité dans une fonction ou une équipe aide aussi à régler ces problèmes d’une manière interne et à favoriser la coopération avec des partenaires externes.” Un autre facteur est l’obligation de disposer des produits et services, étant donné que ces biens sont quotidiennement nécessaires pour le soin des patients/résidents. “Pour un établissement de santé, il est donc important de pouvoir disposer de la consommation historique précise et d’un partenaire logistique fiable qui livre les marchandises au bon moment, dans la bonne quantité et à l’endroit désigné. Le pire qui puisse arriver au personnel soignant est de ne pas disposer de produits qui sont essentiels pour la bonne administration des soins. Ceci devrait toujours être évité.”

Approche du projet

“La plus grande valeur-ajoutée de Hospital Logistics consiste en la reprise de la charge complète de logistique. Hôpitaux et maisons de repos et de soins peuvent se recentrer sur leur mission essentielle: prendre soin de leurs patients/résidents. Le ‘change management’, c’est notre travail. Grâce à une approche de projet réussie, nous offrons une intégration transparente de nos services dans l’organisation existante de l’établissement de soins. Une préparation approfondie, en concertation avec le personnel de l’établissement de soins, et un suivi continu de la coopération ne font jamais défaut. ”
Eric Dewaet et Nathalie Van Roy notent que les établissements de soins éprouvent aujourd’hui des difficultés à bien gérer leurs flux de marchandises. “Ceci découle, entre autres, de stocks élevés, de procédures de commande floues, d’un manque de contrôle et de gestion, etc … De plus en plus, la direction des hôpitaux et des maisons de repos et de soins réalise que le contrôle de leurs flux logistiques et la connaissance de la consommation par article, par unité, aide à réduire dramatiquement le montant total des achats et les mètres carrés nécessaires.
Ceci se traduit par le fait que les établissements sont de plus en plus nombreux à choisir d’externaliser leurs services logistiques. Nous pensons que ce mouvement va encore s’accélérer à l’avenir. ”

Bert Verbeke

 

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