Typ om te zoeken

Facility ICT In the spotlight Techniek Ziekenhuizen

Imeldaziekenhuis: “Koppeling track & trace aan onderhoud van materiaal en devices levert een belangrijke win op”

Delen

Data driven decision making is een pijler van elke organisatie. In een ziekenhuis worden massa’s data geleverd via track & traceActual Care vroeg aan Facilitair Directeur Stefaan Claeys hoe track & trace er georganiseerd wordt en wat de nieuwigheden en vooral de mogelijkheden zijn. 

Stefaan Claeys (Facilitair Directeur Imeldaziekenhuis)

Track & trace dekt een brede lading, dus is er een duidelijke afbakening nodigDat begint al bij het onderscheid tussen enerzijds tracking en anderzijds tracing. Tracking is het realtime volgen van objecten of mensen, tracing is het teruggaan tot de oorsprong. Wat is van toepassing op het Imeldaziekenhuis?  

“Track & trace kan bovendien betrekking hebben op materialen, data en patiënten of bewoners”, pikt Stefaan Claeys in, die als Facilitair Directeur onder andere instaat voor de logistieke flow binnen het ImeldaziekenhuisIk zou het zo samenvatten: track & trace iopvolgen van welke activiteiten er plaatsvinden met welk materiaal bij welke patiënten, inclusief geneesmiddelenverbruik of patiëntengedrag en bezoekersstromen. Tracing is ook nuttig voor een sluitende boekhouding en voor het voorraadbeheer en de correcte administratieve afhandeling van je processen.”  

Binnen de materiële of logistieke track & tracegaat het over de locatie en het gebruik van materialendevices en instrumenten”, vervolgt Claeys. Sommige zijn gebonden aan hun locatieandere aan patiënten – zoals een prothese. Een courante vorm van gecombineerde track & trace is het opvolgen van een medisch instrument, bijvoorbeeld een endoscoop. Dan willen we weten welke arts op welk moment met welke patiënt het instrument gebruikte. Waar is het instrument geweest, waar en wanneer werd het gedesinfecteerd? Die data zijn essentieel.”  

Het Imeldaziekenhuis is NIAZ geaccrediteerd sinds 2016. Welke invloed had dat op de uitrol van track & trace in het ziekenhuis en werden er bepaalde accenten gelegd? 

“Vóór NIAZ hadden we natuurlijk al een beleid rond track & trace met het nalevingsbeleid van de overheid als toetssteen”, benadrukt Stefaan ClaeysDe accreditatienormen kun je vergelijken met de ISOcertificeringen voor bedrijven. Het heeft er wel voor gezorgd dat we versneld die processen verankerd hebben in onze werking. 

NIAZ legt niet op hoe je het doet, alleen de minimumeisen en dat je procedures onderbouwd en consequent zijn. Stap voor stap gaan we daarbij meer automatiseren. In de Centrale Sterilisatie Afdeling (CSA) hadden we al een geautomatiseerde invoer van endoscopen. Nu gaan we nog een stap verder met de uitrol van het EPD-pakket KWS van Nexuzhealth (UZ Leuven en Cegeka). Als onderdeel van het EPD zit daar ook de track & tracemodule voor medical devices. 

Stefaan Claeys licht toe hoe dat concreet in zijn werk gaat. “De scopen worden gelabeld met een tag – de informatiedragerTelkens wanneer het instrument passeert langs een lezer of een scanbox, krijgen locatie en gebruik een realtime update in het systeem. Manueel registreren wordt overbodig.” Het taggen gebeurt via RFID, Radio-frequency identification (identificatie met radiogolven), een technologie om van een afstand informatie op te slaan in en af te lezen van zogenaamde RFID-tags die op of in objecten of levende wezens zitten, bijvoorbeeld in chipkaarten die gebruikmaken van NFC. Wij voorzien nu ook ziekenhuisbedden en infuuspompen met RFID tags”, zegt Stefaan Claeys. Ziekenhuisbedden en infuuspompen traceren is belangrijk omdat de accreditatie ook het periodiek onderhoud reguleert. Alle toestellen worden voorzien van een label met daarop de houdbaarheidsdatum tot de volgende onderhoudsbeurt. Enerzijds kan de verpleegkundige zo snel checken of hij het toestel nog mag gebruiken, anderzijds kunnen we door bedden en infuuspompen uit te rusten met RFID ten allen tijde de locatie koppelen aan ons onderhoudsprogramma Ultimo. De onderhoudsdienst krijgt een melding over de bedden en infuuspompen die een update moeten krijgen en over hun locatie. Belangrijk voor toestellen die met de patiënt meebewegen.” 

Hoe wordt RFID geïmplementeerd en welke impact heeft het op het personeel? 

RFID wordt in het Imeldaziekenhuis sinds een jaar of drie gradueel uitgerold”, zegt Stefaan Claeys. “We hebben er een externe leverancier voor, een start-upVoor onze medewerkers heeft RFID geen consequenties. Gebruikers of verpleegkundigen moeten alleen controleren of materialen of toestellen geïnventariseerd, gelabeld en gekeurd zijn. Het onderhoud en de opleiding is zeer beperkt. De grootste kost is de opstelling van de infrastructuur. Een wifi netwerk moet goed opgesteld zijn, er moet triangulatie mogelijk zijn. We gebruiken het  bluetooth signaal zodat de wificapaciteit behouden blijft voor alle andere applicaties. 

Hoe ver staat het Imeldaziekenhuis met de uitrol en waar zie je na drie jaar vooral de win? 

In vergelijking met andere ziekenhuizen zitten we vermoedelijk in de middenmoot. Willen we aan de top raken, dan moeten we de logistieke software nog verder uitrollen om alle verbruiken automatisch te linken aan onze activiteitenDat betekent vooral investeren in het digitaal labelen van de toestellenDat betekent vooral veel labels en tags. Voor de bedden met elektronische componenten en de infuuspompen heb je het algauw over 1000 RFIDs, maar we zien zeker terugverdieneffect door het efficiëntere onderhoudsplanning en patiëntveiligheid. 

Voor de infusiepompen is de win van een RFID-koppeling heel specifiekJe ziet in een opstelling vaak vier toestellen bovenop elkaarDie pompen gaan enkele jaren mee en om het rendement te meten, houden we het aantal operationele uren bij. Omdat verpleegkundigen snel grijpen naar het exemplaar op ooghoogte, worden sommige pompen nauwelijks gebruikt. Toch worden die na verloop van jaren mee vervangenDankzij track & trace zie je waar elke unit zit en hoeveel draaiuren die heeft. Zo kunnen we regelmatig en gericht de opstelling of de locatie verwisselen en gaan alle pompen samen langer meeOok daar is een duidelijke economische meerwaarde van track & trace. 

Wordt RFID voor alle tracering gebruikt of zijn er beperkingen? 

 Voor geneesmiddelen volstaan klassieke barcodes: die zijn absoluut niet minderwaardig én spotgoedkoop”, zegt Claeys. Nog onder track & trace voor geneesmiddelen valt de Falsified Medicine Directive (FMD). Sinds 2019 moet de individuele verpakking van alle geneesmiddelen een barcode van de producent hebben, in een centrale database geregistreerd worden en bij het inklaren in het ziekenhuis geactiveerd worden. Dat vereist extra manuele arbeid en bovendien heeft het systeem nog maar weinig vervalste medicatie naar boven gebracht. Die zit vooral in de online webshops en niet in de ziekenhuizen. Alles wat geneesmiddelen aangaat heeft ook facturatie als ‘spoor’ van alle afgiftes. Alle geneesmiddelen zijn ook gelinkt aan digitale voorschriften en daarnaast is er onze eigen voorraadinventarisatie.”   

Voor dure essentiële medische instrumentensets heeft RFID technische beperkingen. “RFID op instrumenten plaatsen we bij Imelda nog niet. Instrumenten kunnen single use zijn maar meestal zijn ze herbruikbaar en dus te steriliseren, maar dan zijn ze niet geschikt om RFID te labelen. De meeste tags zijn niet fysiek geschikt om mee in de sterilisatie-unit te gaan. Ook voor die instrumenten blijf je dus aangewezen op barcodesBovendien zijn heel wat instrumenten zo klein dat je ze niet fysiek kunt labelen. Daarom worden hele instrumentensets gelabeld met barcodes met aansluitend een manuele controle om te checken of de set compleet is. Een volgende mogelijke stap is de optische identificatie van materiaal. Dat wordnog niet breed ingezet.” 

Hoe kan een ziekenhuis beter het zorgtraject en de patiëntenstromen tracken?  

“Allereerst: de opvolging of tracking van de patiënt en diens zorgtraject komt terecht in hemedisch dossier (voor artsen) of patiëntendossier (verpleegkundigen) terecht”, zegt Stefaan ClaeysIn het Imeldaziekenhuis worden die dossiers gekoppeld aan KWS waardoor er één centraal elektronisch patiëntendossier beschikbaar is. Dat wordt door de overheid trouwens sterk gestimuleerd.   

Daarnaast hebben we een rapporteringstool voor patiëntgebonden incidenten, zowel incidenten als bijna-incidenten. Vandaag hebben we geen digitale devices die realtime incidenten registreren (zoals valincidenten). Privacy is natuurlijk belangrijk als je IoT gebaseerde sensoren installeert. We plannen wel functiemetingen zoals bloeddruk waarvan de data automatisch gekoppeld worden aan het patiëntendossier. 

Wat zijn mogelijk verdere ontwikkelingen en prioriteiten voor het Imeldaziekenhuis? 

We werken momenteel een businesscase uit rond lichaamstemperatuurmeting, een rechtstreeks gevolg van de coronacrisis”, zegt de Facilitair DirecteurMet een leverancier onderzoeken we vanop afstand én GDPRproof kunnen detecteren hoe druk de wachtzalen en de patiënten- en bezoekersflows zijn. De bedoeling is om daar via de software alarmmeldingen over te krijgenDie technologie wil ik ook inzetten om geanonimiseerd patiëntengedrag in kaart te brengen, bijvoorbeeld op de geriatrieafdelingMet warmtesensoren kun je dan vaststellen of een patiënt nog in zijn bed ligt of hoe lang die zich al in de badkamer bevindt, zonder devices aan te hoeven brengen op de patiënt of diens kledijZo kan je op maat verschillende niveaus van bewegingsvrijheid bepalen voor meer veiligheid en patiëntenwelzijnDoor corona staan warmtesensoren voor temperatuurmeting opnieuw in de belangstelling, dus krijgt die technologie hopelijk een nieuwe toekomst.” 

Laat een commentaar na

Your email address will not be published. Required fields are marked *