Typ om te zoeken

Facility In the spotlight Ziekenhuizen

In opmars tijdens de pandemie: toegangsflow-management in ziekenhuizen

Delen

Een aantal maanden geleden waren geautomatiseerde toegangsflow-management-systemen een nog onbekend gegeven. Tijdens de eerste Coronagolf transformeerden heel wat ziekenhuizen in een razendsnel tempo van open naar gesloten omgevingen. De totale flow van personeel, patiënten en bezoekers aan de ingang controleren, werd met de veranderende maatregelen, een noodzaak. 

In maart zocht AZ Herentals hiervoor een oplossing en kwam zo in contact met DNCS, een bedrijf dat gespecialiseerd is in toegangscontroles. Van daaruit ging de bal aan het rollen en ondertussen startten ook andere ziekenhuizemet een geautomatiseerde toegangsflow-management-systeem.

Aan het woord:  

  • Liesbeth Plingers – Faciliteir Directeur AZ Herentals   
  • Tom Van Opstal  – IT Manager Noorderhart Mariaziekenhuis – Pelt 
  • Gert Vandebosch – Financieel Beleidsadviseur Ziekenhuis Oost-Limburg  

Vanwaar het idee om bij AZ Herentals een geautomatiseerd toegangsflow-management-systeem te installeren? 

Liesbeth Plingers: “Onze toegangscontroles verliepen manueel, tot we bij het begin van de Coronacrisis zagen dat dat we dit niet konden volhouden. We zochten naar een manier om die controles te automatiseren en dat gelinkt aan onze eigen software. Eenmaal het idee er was, zijn we in contact gekomen met DNCS. Ons ziekenhuis heeft een vrij kleine inkomhal, dus kozen we voor een tijdelijke constructie die grotendeels buiten staatWe zijn nu enkele maanden verder en hebben net een evaluatie van het systeem achter de rug. De resultaten zijn heel duidelijk: zowel het personeel als bezoekers en patiënten zijn voorstander om het systeem vast te behouden, ook na de pandemie. 

AZ Herentals – Tijdelijke buitenoplossing

Wat zijn de voordelen van zo’n automatisch systeem? 

Liesbeth Plingers: “Het systeem zorgt ervoor dat het aantal bezoekers en de bezoekuren gerespecteerd worden. Hierdoor wordt de verpleging minder gestoord en dit komt de zorg ten goede. Bovendien kan de patiënt ook geen ongewenst bezoek krijgen, want hij of zij geeft een QR-code aan de bezoeker die binnen mag. Daarnaast heeft het systeem ook voordelen voor de raadplegingen: op dit moment mogen bezoekers een half uur op voorhand binnen, met maximum één begeleider en dit vermijdt overvolle wachtzalen. Het systeem is ook flexibel, veranderen de maatregelen, dan passen wij onze parameters aan.”

Zijn er ook nadelen? 

Liesbeth Plingers: “Het belangrijkste nadeel is de gebruiksvriendelijkheid voor de patiënten en bezoekers: zij komen voor een poortje te staan met hun eID of QR-code en we zien dat nog niet iedereen dat begrijpt. Maar dat is niet alleen zo bij de toegangsflows, we werken ook met inschrijvingskiosken en daar zien we hetzelfde gebeuren. Daarnaast is er soms onbegrip over het feit dat de toegang pas verleend wordt een half uur voor de afspraak en dat deze regel strikt wordt toegepast.”

Voelen patiënt en bezoeker zich nog steeds welkom in Noorderhart Mariaziekenhuis– Pelt? 

Tom Van Opstal: “Wij hebben doorgekregen van onze patiënten en bezoekers dat zij zich nog steeds zeer welkom voelen. Toen het systeem net in werking trad, stonden we aan de ingang om het vlotte verloop mee te garanderenDaar vertelden heel wat mensen ons dat ze bij het scannen van hun eID of QR-code het woord ‘Welkom’ zagen op de display. Ze gaven aan dat dat schijnbaar kleine detail zeer belangrijk voor hen is én ook enorm geapprecieerd wordtHet gevoel welkom te zijn, is er dus nog steeds.” 

Noorderhart Mariaziekenhuis – Pelt - Tijdelijke buitenoplossing 

Noorderhart Mariaziekenhuis – Pelt – Tijdelijke buitenoplossing

Hoe hebben jullie iedereen op de hoogte gebracht van die aankomende verandering 

Tom Van Opstal: Het ziekenhuis heeft op voorhand een communicatieplan uitgewerkt. Via social media, een filmpje, informatie op de website en affiches in het ziekenhuis, kregen mensen alle nodige informatie. Patiënten die hier al verblevenkregen een flyer bij het ontbijt, zodat ook zij wisten hoe het alles in z’n werk zou gaanHet was belangrijk om te tonen dat de mensen er niet alleen voor stondenWe hebben begeleiding aan de toegangsflows voorzien en dat ondertussen ook al kunnen afbouwen. Het systeem is eenvoudig te begrijpen; mensen zijn heel snel mee met deze nieuwe realiteit.”

Hebben jullie een tip voor ziekenhuizen die hiermee aan de slag willen? 

Tom Van Opstal: “Als ziekenhuis moet je goed nadenken over de stromen van bezoekers, patiënten, begeleiders en personeel die door de toegangsflows gaanzodat die informatie in het systeem geïmplementeerd kan worden. We hebben gemerkt dat dat vrij complex is, maar eens in ordekan er heel wat geautomatiseerd worden. 100% automatisch gaat nooit, maar menselijk contact blijft in een ziekenhuis tegelijkertijd ook zeer belangrijk.”

Ziekenhuis Oost-Limburg – Vaste binnenoplossing  

Ziekenhuis Oost-Limburg – Vaste binnenoplossing

Vanwaar het idee om onmiddellijk een vast toegangsflow-management-systeem te installeren in het ZOL? 

Gert Vandebosch: Tijdens de piek van de pandemie moesten we ons organiseren om een evenwicht te vinden tussen het maximaal tegemoet komen aan de maatregelen van de overheid, een optimale operationele werking van ons ziekenhuis en toegang verlenen op een patiëntvriendelijke manier. Dit was zéér arbeidsintensief en we stelden ons daarbij de vraag hoe we dat efficiënter zouden kunnen organiseren, rekening houdend met een oplossing die ook na de pandemie nog gebruikt kan worden. We ontwikkelden samen met DNCS en onze interne diensten een toepassing die we zelf kunnen beheren en uitbouwen in functie van onze regels en behoeften, vandaag maar ook in de toekomst.  

Jullie kozen voor een zeer doorgedreven systeem. Kan u daar wat meer over vertellen? 

Gert Vandebosch: “We kozen voor een doorgedreven systeem, dat enerzijds controleert of de patiënt, begeleider of bezoeker verwacht wordt in het ziekenhuis; deze toegang is gekoppeld aan een screeningsbeleid en andere beleidsmaatregelen. Anderzijds checken we aan de gate automatisch de lichaamstemperatuur en een slimme camera detecteert of de persoon in kwestie een ‘chirurgisch’ mondmasker draagt. Indien al deze voorwaarden vervuld zijn, gaat het poortje open en krijgt de persoon toegang tot het ziekenhuis. Zo kunnen we op efficiënte en patiëntvriendelijke wijze een ‘veiligere’ omgeving creëren binnen ons ziekenhuis, waar het risico op besmetting beduidend lager is dan bijvoorbeeld in de supermarkt. 

Een aandachtspunt is dat een geautomatiseerd systeem wat zakelijker en minder persoonlijk kan overkomen. Daarom zetten we hoog in op het warm onthalen en geduldig omgaan met mensen die wat moeite ervaren met het systeem of die er hulp bij nodig hebben. 

Laat een commentaar na

Your email address will not be published. Required fields are marked *