L'AZ Jan Portaels numérise ses archives médicales

Geert Catry trace la situation complexe du Dossier Patient Electronique à l’AZ Jan Portaels: « Le DPE n’est en vigueur que depuis le début de 2007. Il en résulte que, maintenant encore, de nombreux dossiers sont en partie établis sur papier. En d’autres mots, le dossier médical n’était plus rassemblé à un seul endroit avant le projet de numérisation ; mais en partie sur support électronique, en partie sur papier. L’archive-papier interne – à partir de 2000 – comprenait environ 140.000 dossiers et 6,5 ETP étaient employés à son traitement quotidien. »

Coopération avec des entreprises externes

À la mi-Juin 2009, une décision a été prise: la numérisation de la totalité des archives médicales. « Pratiquement, il s’agissait de scanner tous les dossiers-papier existants et de scanner chaque nouveau dossier-papier – ou une partie de celui-ci – dans les 24 heures, pour qu’il soit disponible en version électronique. Pour cela, nous devions trouver un équilibre entre les possibilités financières et les souhaits des principaux utilisateurs. »
« Pour le projet de numérisation, nous avons travaillé avec trois sociétés: Input For You, Arco et Cegeka. Input For You a prélevé les dossiers et les a tous scannés. Les données numériques ont été fournies sous la forme d’un PDF du scan nettoyé. La ‘photo’ originale, non manipulée, du dossier est conservée séparément.  Arco a pris en charge le logiciel de gestion de documents (DocRoom), Cegeka, finalement, s’est occupé de la génération automatique de l’URL, du DPE vers le dossier scanné correspondant dans DocRoom. »

 

Après une demi-année, une première évaluation peut être faite: « Les archives-papier sont complètement scannées, toutes les rangées de dossiers suspendus sont vides. Le nombre d’ETP est passé de 6,5 à 3. Tous les dossiers électroniques de 2000 à maintenant sont disponibles sous format électronique, et tous les nouveaux fichiers sont numérisés dans les 24 heures. Les dossiers numérisés peuvent uniquement être consultés via le DPE. La consultation est donc limitée et traçable. Comme le DPE est aussi consultable de l’extérieur, les dossiers scannés peuvent également être consultés sur d’autres sites. »

Diminution du flux de papier

« Notre objectif est une réduction continue du flux de papier, nous générons encore environ 2000 feuilles par jour. Un avantage majeur du projet est qu’il existe désormais une plate-forme où le dossier médical est centralisé. Par ailleurs, l’utilisation du DPE est plus que doublée. Concernant le cadre légal: les dossiers des patients scannés de manière légale sont, à partir de ce moment, ‘les dossiers médicaux’ dont il est question dans la réglementation sur les hôpitaux, avec toutes les conséquences légales de ceux-ci. En outre, le gouvernement préfère la conservation numérique », a conclu Geert Catry.

Bert Verbeke

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