Le planning du personnel: une tâche complexe dans les institutions de soins

En étroite collaboration avec les utilisateurs du secteur, GET a mis au point un système qui fait concorder de manière optimale les besoins du planificateur, de l’équipe et du travailleur. Car si les organismes souhaitent tenir compte des desiderata de leurs collaborateurs, ceux-ci doivent aussi cadrer avec le fonctionnement de l’équipe. Les organismes recherchent en outre une certaine stabilité des horaires, afin que les collaborateurs puissent respecter leurs engagements familiaux. Et le tout, sans affecter la paix sociale au sein du service. Le personnel aime bien en effet avoir la garantie d’une répartition équitable à long terme des tranches horaires entre les collègues, notamment en ce qui concerne le travail de week-end et des jours fériés, qui doit être réparti selon le principe d’égalité.

Tableau de planning

Planifier est une tâche complexe en soi. Le tableau de planning GET apporte une solution basée sur l’interface familière Excel, toujours claire et simple à utiliser. Le planificateur planifie les collaborateurs rapidement et conserve toujours une image précise du planning de service. La solution se focalise en fait sur quelques conditions de planification essentielles: signaux de sous-effectif ou sureffectif, contrôle des exigences de qualité au sein de l’équipe, contrôle des conditions de travail, tel que le nombre minimal d’heures de repos entre deux services, répartition équilibrée des services pendant le week-end, la nuit et les jours fériés, contrôle du solde des congés auprès du planning RTT et jours de congé, desiderata introduits par les collaborateurs via le self service, tels qu’absences et échange de service, appel à des collaborateurs de l’équipe mobile ou d’un autre service, module de logging qui affiche l’origine des actions de planning et des modifications. GET fait entièrement concorder le logiciel (de planification) avec la situation et les besoins spécifiques. Chaque institution de soins fonctionne en effet différemment et ne tire avantage que d’une approche efficace sur mesure.
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Engager personnel et moyens le plus efficacement possible
En raison du fonctionnement du marché, des changements dans le financement du secteur des soins et des restrictions budgétaires qui s’annoncent, les organismes se trouvent devant le défi d’utiliser leur capacité en termes de personnel et de moyens le plus efficacement possible. Soit fournir davantage de soins avec moins de personnel, tout en maintenant le niveau de qualité. Avec Harmony, Ortec offre la solution idéale grâce à ses modules Budget & Control et BI Support.

Au cœur des systèmes d’ORTEC: la mise en œuvre et l’application pratique de modèles économétriques et de technologies de l’information innovantes. Concrètement, cela signifie que le logiciel soutient activement le planning des horaires et des capacités et qu’il va plus loin dans l’amélioration des processus d’entreprise. 
A l’aide du module Budget & Control, les organismes traduisent la demande de soins attendue vers le modèle idéal de service couvrant cette demande de soins: quel est le rapport entre le modèle de service actuel et la demande de soins effective? Quel est le rapport entre la formation actuelle et ce dont une organisation a besoin sur la base du modèle de service idéal ? Avec le module Budget & Control, le planning annuel est basé sur les pics et les creux de la demande de soins. Lors du planning des vacances, on tient ainsi compte des besoins de fonctions spécifiques et de l’espace brut disponible. En début d’année, on regarde où il y a un éventuel besoin de capacité supplémentaire et où il y a de la capacité disponible. Il y a aussi moyen de tout de suite adapter le planning quotidien. Lorsqu’on constate qu’il y a de la capacité disponible dans un service, celle-ci peut facilement être attribuée à un autre service.

Calcul des frais attendus
Budget & Control calcule aussi les frais attendus du planning du personnel, avant même que la grille complète ne soit établie. De cette manière, les conséquences de dépassements budgétaires peuvent être calculées pour l’ensemble de l’année. Ainsi, il est clair, dès le début de l’année, s’il convient d’agir.
Le module BI Support retire toutes les données pertinentes de l’environnement opérationnel d’ORTEC Harmony et met celles-ci à disposition pour rédiger des comptes-rendus de management et le Business Intelligence. Ceci résulte en un datamart avec des données relatées au planning et aux horaires, synchronisé quotidiennement avec ORTEC Harmony. Les informations ainsi libérées donnent un aperçu actuel de la manière dont le personnel, c’est-à-dire la principale ressource, est employé. Le BI Support permet par ailleurs de combiner l’information provenant d’ORTEC Harmony avec celle issue d’autres systèmes, comme le Dossier Electronique des Patients et le Système du personnel. Sur la base des analyses du planning du personnel, un organisme peut adapter son recrutement ainsi que son planning.
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Enregistrement des temps et planning horaire: à la recherche d’une solution intégrée

Les organismes de soins recherchent une solution complète et intégrée pour leur enregistrement des temps et leur planning horaire, en vue d’une transmission complète et correcte des prestations, des prestations particulières, des absences et des rémunérations spéciales vers la centrale des salaires.
 
SDP Era time-IT, le module pour l’enregistrement des temps, se charge du calcul complet des pointeuses et des soldes ayant trait aux données qui seront transmises au progiciel salarial. Dans le cadre des accords de collaboration conclus entre SDP et les différents secrétariats sociaux, un échange de données très complet est assuré, évitant ainsi autant que possible la double introduction de données. Il est bien sûr tenu compte ici des accords de travail internes et des règles d’application pour les différents groupes de collaborateurs actifs chez le client.
SDP Era plan-IT (planning grille horaire) soutient de manière optimale l’élaboration et la gestion des grilles horaires en ce qui concerne les heures prestées par collaborateur, le nombre d’heures de travail prévues, le temps de travail par collaborateur, l’occupation par service, le contrôle des règles de planning, etc. Les lois et réglementations en vigueur sont bien sûr prises en compte. Grâce au traitement des données dans un seul environnement, les données sont toujours “en ligne”, correctes et correspondent les unes aux autres.

Des lecteurs de badges au lecteur eID
 
Les enregistrements peuvent se dérouler de différentes manières: des lecteurs pour badges avec badges proximity, au lecteur de carte d’identité électronique ou d’empreintes digitales, en passant par l’enregistrement via un PC ou un terminal d’information (horloge virtuelle). Sur le lecteur de badges, le travailleur peut lui-même consulter le solde de ses prestations et ses absences. L’élargissement à l’horloge virtuelle, de son côté, permet non seulement de s’enregistrer, mais aussi de demander les absences, les enregistrements et les prestations. Le progiciel enverra automatiquement ces demandes au chef de service ou au service du personnel, après quoi, elles peuvent être reprises dans le planning et l’enregistrement des temps par un simple clic. L’horloge virtuelle permet en outre d’afficher et d’imprimer les aperçus personnels et les statistiques.
Avec SDP ERA pass-IT (contrôle d’accès), différents accès peuvent être visés et contrôlés à partir du même progiciel et avec le même badge bien entendu. Plusieurs zones peuvent ici être définies, accessibles ou non à certains (groupes de) travailleurs dans des grilles d’accès établies. Ce module ne complète pas seulement l’enregistrement des temps et le planning horaire, il est aussi une clé pour sécuriser l’environnement de travail. Pour SDP, un accompagnement au démarrage est essentiel pour chaque projet. Les accords et les règles de travail sont déterminés avec le client et introduits dans le progiciel. Ce n’est que de cette manière que les données traitées peuvent être fournies correctement au service de traitement des salaires et que le tout peut être utilisé de manière satisfaisante.

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Un horaire acceptable pour tous

Trouver le juste équilibre entre charge de travail et occupation du personnel, voilà le défi que doit relever tout responsable du personnel, a fortiori dans le secteur des soins, où les horaires irréguliers sont la règle. Une institution qui est capable de proposer cet équilibre dispose d’un atout supplémentaire pour attirer les bonnes personnes. NISPLAN, le système de planning des horaires de CMS, aide à réaliser cet équilibre. La solution fonctionne sur le principe de la planification soutenue des horaires. Les souhaits d’occupation par jour sont combinés à la durée de travail des collaborateurs. On obtient ainsi un horaire qui est acceptable pour tous.

Aide

NISPLAN propose de nombreux outils pour aider à rédiger le planning facilement et clairement, mais c’est le planificateur qui en garde le contrôle. Il peut ainsi tenir compte des desiderata des différents membres du personnel. La flexibilité du logiciel permet d’introduire des écarts éventuels par rapport à la répartition donnée du travail, soit directement, soit par le biais de la pointeuse.
Outre dans la planification, la force de NISPLAN réside aussi dans le suivi des horaires. Les différentes fiches de suivi donnent un aperçu clair des demandes de congé, des services de week-end et d’autres exceptions. Les heures en plus ou en moins sont suivies conformément aux réglementations belges et européennes. Les déclarations mensuelles des salaires, quant à elles, sont rédigées automatiquement. NISPLAN utilise à cet effet les codes salariaux du secrétariat social. Une connexion au logiciel du secrétariat social vaut donc la peine d’être envisagé. Cela permet notamment d’échanger électroniquement des données sur les déclarations salariales ou sur le personnel. Ceci évite de faire le travail en double et permet un gain de temps considérable.
Pour des organismes qui travaillent avec un système d’enregistrement des temps, le module ‘Lien enregistrement des temps’ peut être intéressant. Les pointages sont alors automatiquement comparés au planning et traités intelligemment. NISPLAN peut tourner de manière autonome, mais peut aussi être complètement intégré dans la suite GERACC (logiciel pour la gestion de centres de services de soins et de logement).

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Le planning horaire lié au traitement des salaires

PlanExpert, un produit innovant distribué en Belgique par Time Gala, est un système de planning complet (avec l’option enregistrement des temps) avec lequel les organismes peuvent effectuer leur planning en un minimum de temps, gérer les exceptions et transmettre des données au service de traitement des salaires. Le système est opérationnel dans huit pays européens et a facilement trouvé le chemin des centres de services de soins et de logement, des centres d’aide sociale et des hôpitaux. En Belgique, pas moins de 35 systèmes ont déjà été installés et une dizaine d’autres viennent d’être commandés.
Quelques facteurs-clés ont été ici décisifs. Tout d’abord, le système présente un excellent rapport qualité/prix. Il offre par ailleurs de nombreuses possibilités pour réagir rapidement à des changements au sein d’une organisation. Enfin, les délais de livraison courts sont un atout supplémentaire. L’installation, quant à elle, est très facile et en seulement 3 à 5 jours de formation, l’ensemble du système est opérationnel.

Nouvelles législations sur le travail

PlanExpert est aussi entièrement équipé pour s’adapter à de nouvelles législations sur le travail dans le secteur des soins. Depuis le 1er juillet 2010, une nouvelle loi est ainsi entrée en vigueur, qui prévoit un supplément pour les heures prestées le soir entre 19 et 20 heures. Les clients existants étaient contents car les nouvelles directives ont pu être introduites très rapidement. Les arriérés du 1er au 30 janvier ont également pu être intégrés et leur transmission au service des salaires n’a été qu’une affaire de minutes pour les clients de PlanExpert.

Service personnalisé

Tant pour l’installation que pour le support ultérieur, les clients bénéficient d’une approche entièrement personnalisée. Le système est installé, les paramètres sont introduits et le système peut ensuite être géré en toute autonomie. Une formation est prévue pour les gestionnaires d’applications et, sur demande, pour les planificateurs. Les facilités d’entretien et d’assistance donnent droit aux dernières versions et interventions le cas échéant. PlanExpert dispose aussi d’une fonction “commande à distance” avec laquelle Time Gala, moyennant accord, a directement accès aux systèmes des clients, peut effectuer les modifications nécessaires et éventuellement clarifier certaines choses.

CITATIONS:

Trouver du personnel soignant et infirmier ET le garder n’est pas une sinécure dans un environnement où le travail de nuit et de week-end vont de soi.

En raison du fonctionnement du marché, des changements dans le financement du secteur des soins et des restrictions budgétaires qui s’annoncent, les organismes se trouvent devant le défi d’utiliser leur capacité en termes de personnel et de moyens le plus efficacement possible.

Le personnel aime bien avoir la garantie d’une répartition équitable à long terme des tranches horaires entre les collègues, surtout en ce qui concerne le travail de week-end et des jours fériés, qui doit être réparti selon le principe d’égalité.

 

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