Personeelsplanning in zorginstellingen is een complexe taak

In nauw overleg met gebruikers uit de sector ontwikkelde GET daartoe een systeem dat de noden van de planner, het team én de werknemer optimaal op elkaar afstemt. Organisaties willen immers rekening houden met het wensenboek van medewerkers, maar willen ook deze wensen afchecken ten opzichte van de werking van het team. Uiteraard willen organisaties ook  stabiliteit in de roosters bieden zodat hun medewerkers binnen het gezin afspraken kunnen nakomen. Dit mag echter niet ten koste gaan van de sociale vrede binnen de afdeling. Personeel krijgt hierbij graag de garantie dat er ook op lange termijn een gelijke shift-verdeling is tussen collega’s, onder meer wat betreft weekendwerk en feestdagen die volgens het gelijkberechtigingprincipe moeten verdeeld worden.

Planbord

Plannen op zich is een complexe taak. Een oplossing wordt geboden door het  GET-planbord met vertrouwde Excel interface wat steeds overzichtelijk en eenvoudig is in gebruik. De planner plant zijn medewerkers snel in en houdt steeds een accuraat zich op de dienstplanning. De oplossing focust op een aantal essentiële planningsvoorwaarden: signalen van onder- of (over)bezetting; controle van kwalificatievereisten binnen het team; controle op arbeidsvoorwaarden,waaronder het minimum aantal uren rust tussen diensten; evenwichtige verdeling van diensten tijdens weekend, nachtdiensten en feestdagen; controle op verlof saldi bij planning van ADV en verlofdagen; wensen die medewerkers via de self service doen, bijvoorbeelden afwezigheden, dienstwissels; inlenen van medewerkers uit de mobiele equipe of een andere afdeling; de loggingmodule die de herkomst van planningsacties en wijzigingen in beeld brengt. GET stemt de (plannings-)software volledig af op de specifieke situatie en noden. Elke zorginstelling zit immers anders in mekaar en is alleen gebaat bij een doeltreffende aanpak op maat.

Personeel en middelen zo efficiënt mogelijk inzetten

Als gevolg van de marktwerking, de veranderende financiering in de zorg en de bezuinigingsronde die eraan zit te komen, staan organisaties voor de target om hun capaciteit aan personeel en middelen zo effectief mogelijk in te zetten. Ofwel: meer zorg leveren met minder mensen, maar dan wel met behoud van kwaliteit van zorgverlening. Ortec biedt met Harmony de perfecte oplossing met de modules Budget & Control en BI Support.
Centraal in de systemen van ORTEC staan de inzet en praktische toepassing van econometrische modellen en innovatieve informatietechnologie. Concreet betekent dit dat de software de capaciteit- en dienstroosterplanning actief ondersteunt en verder gaat in het verbeteren van de bedrijfsprocessen.
Met behulp van de module Budget & Control vertalen organisaties de verwachte zorgvraag naar het ideale dienstenpatroon dat deze zorgvraag afdekt: hoe verhoudt het huidige dienstenpatroon zich tot de eigenlijke zorgvraag? Hoe verhoudt de huidige formatie zich tot wat een organisatie nodig heeft op basis van het ideale dienstenpatroon? Met behulp van de module Budget & Control wordt het jaarrooster afgestemd op de pieken en dalen in de zorgvraag. Bij het plannen van vakanties houdt men zo rekening met de behoefte aan specifieke functies en de beschikbare bruto-ruimte. Men ziet aan het begin van het jaar gelijk waar men eventueel extra capaciteit in moet zetten of capaciteit beschikbaar heeft. Ook kan men direct bijsturen in de dagelijkse planning. Wanneer men ziet dat op de ene afdeling capaciteit beschikbaar is, dan kan men deze eenvoudig aan een andere afdeling toewijzen.

Berekening verwachte kosten

Budget & Control berekent de verwachte kosten van de personeelsplanning, zelfs nog voor het complete rooster is opgesteld. Op die manier kunnen de consequenties van kostenoverschrijvingen ten opzichte van de afgesproken budgetten doorgerekend worden voor het hele jaar. Zo is aan het begin van het jaar al direct zichtbaar is of ingrijpen noodzakelijk is.
De module BI Support onttrekt alle relevante gegevens aan de operationele omgeving van ORTEC Harmony en stelt deze ter beschikking voor het maken van management overzichten en Business Intelligence. Het resultaat is een datamart met gegevens gerelateerd aan planning en roostering, dagelijks gesynchroniseerd met ORTEC Harmony. De informatie die op deze manier
beschikbaar komt, geeft een actueel inzicht in hoe de belangrijkste resource, het personeel, ingezet wordt. Daarnaast stelt de module BI Support ook in staat om informatie uit ORTEC Harmony te combineren met informatie uit andere systemen, bijvoorbeeld het Elektronisch Patiënten Dossier en het Personeelsysteem. Op basis van de analyses van de personeelsplanning kan een organisatie zijn aannames bijstellen evenals zijn planning.

Tijdsregistratie en uurplanning: zoeken naar een geïntegreerde oplossing

Zorgorganisaties zoeken naar een volledige en geïntegreerde oplossing voor hun  tijdsregistratie en uurroosterplanning met het oog op een volledige en correcte doorstroming van prestaties, bijzondere prestaties, afwezigheden en bijzondere vergoedingen naar de weddecentrale.
SDP Era time-IT, de module voor tijdregistratie, zorgt voor de volledige verrekening van tellers en saldi die betrekking hebben op de gegevens die zullen doorstromen naar het loonpakket. In het kader van de samenwerkingsovereenkomsten die SDP afsloot met de verschillende sociale secretariaten kan een zeer complete uitwisseling van gegevens worden gewaarborgd, waardoor dubbele input van gegevens zo veel mogelijk vermeden wordt. Hiervoor wordt uiteraard rekening gehouden met de interne werkafspraken en regels die van toepassing zijn voor de verschillende groepen medewerkers die actief zijn bij de klant.
SDP Era plan-IT (uurroosterplanning) ondersteunt de opmaak en het beheer van de uurroosters optimaal wat betreft het aantal gewerkte uren per medewerker, aantal geplande uren, job-time per medewerker, bezetting per afdeling, controle planningsregels,… Uiteraard wordt bij dit alles rekening gehouden met de geldende wet- en regelgeving. Dankzij de verwerking van de gegevens in één omgeving zijn de gegevens steeds “online”, correct en met elkaar in overeenstemming.

Van badgeterminals tot EID-kaartlezer

Registraties kunnen verlopen op verschillende manieren: van badgeterminals met proximity badges, EID-kaartlezer of vingerafdruk tot registratie op een PC of informatieterminal (virtuele klok). Op de badgeterminal kan de medewerker eigen saldi van prestaties en afwezigheden raadplegen. Via de uitbreiding met de virtuele klok kan men behalve registreren ook afwezigheden, registraties of prestaties aanvragen. Het pakket zal deze aanvragen automatisch naar het diensthoofd of de personeelsdienst versturen, waarna deze met een eenvoudige druk op de knop worden opgenomen in de planning en tijdregistratie. De virtuele klok laat tevens toe persoonlijke overzichten en statistieken weer te geven en af te drukken.
Met SDP ERA pass-IT (toegangscontrole) kunnen meerdere toegangen worden aangestuurd en gecontroleerd vanuit hetzelfde pakket, en uiteraard met dezelfde badge. Hierbij kunnen verschillende zones worden gedefinieerd, die al dan niet toegankelijk zijn voor bepaalde (groepen van) medewerkers in vooropgestelde toegangsroosters. Deze module is niet alleen een aanvulling bij tijdregistratie en uurroosterplanning, maar is ook een sleutel tot de beveiliging van de werkomgeving. Opstartbegeleiding staat in elk project centraal voor SDP. Samen met de klant worden de werkafspraken en -regels vastgelegd en ingegeven in het pakket. Alleen zo worden de verwerkte gegevens op een correcte manier aangeleverd voor de loonsverwerking en kan het geheel naar tevredenheid in gebruik genomen worden.

Een aanvaardbaar uurrooster voor iedereen

De balans vinden tussen werklast en bezetting. Vooral in de zorgsector, waar onregelmatige werkuren de regel zijn, is het dé uitdaging van iedere personeelsverantwoordelijke. Een instelling die deze balans kan bieden, heeft een extra troef in handen om de juiste mensen aan te trekken.
NISPLAN, het uurroosterplanningsysteem van CMS helpt  om dit te realiseren. De oplossing werkt volgens het principe van ondersteunend roosteren. De bezettingswensen per dag worden gecombineerd met de werkduur van de medewerkers. Zo komt men tot een uurrooster dat voor iedereen aanvaardbaar is.

Hulpmiddelen

NISPLAN reikt vele hulpmiddelen aan om de planning vlot en overzichtelijk op te kunnen stellen maar de planner zelf behoudt de controle. Zo kan hij of zij rekening houden met specifieke wensen van de verschillende personeelsleden. De flexibiliteit van de software zorgt ervoor dat eventuele afwijkingen op de werkindeling ingegeven kunnen worden, rechtstreeks of via de tikklok.
Naast het plannen is NISPLAN sterk in het opvolgen van het uurrooster. De verschillende opvolgfiches geven een duidelijk zicht op verlofaanvragen, weekenddiensten en andere uitzonderingen. Meer- en minuren worden opgevolgd conform de Belgische- en de Europese regelgeving. De maandelijkse loonopgave wordt automatisch opgesteld. NISPLAN maakt daarbij gebruik van de looncodes van het sociaal secretariaat. Een koppeling aan de software van het sociaal secretariaat is dus zeker het overwegen waard. Het biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om gegevens over de loonopgave of het personeel elektronisch uit te wisselen. Dit voorkomt dubbel werk en levert een aanzienlijke tijdbesparing op.
Voor organisaties die werken met een tijdregistratiesysteem kan de module ‘Link tijdregistratie’ interessant zijn. De tikkingen worden dan vanzelf vergeleken met de planning en intelligent verwerkt. NISPLAN kan autonoom draaien maar is ook volledig integreerbaar in de GERACC suite (software voor het beheer van woonzorgcentra).

Uurroosterplanning gekoppeld aan loonverwerking

PlanExpert – een innovatief product in België verdeeld door Time Gala – is een volwaardig planningsysteem (met optie tijdsregistratie) waarmee organisaties in een mum van tijd hun planning kunnen maken, uitzonderingen beheren en gegevens kunnen doorgeven aan de loonverwerking. Het systeem is in acht Europese landen operationeel en vindt vlot zijn weg naar woon-en zorgcentra, dienstencentra en ziekenhuizen. In België werden reeds 35 systemen geïnstalleerd en zijn er een tiental pas besteld.
Enkele factoren zijn daarbij doorslaggevend. In de eerste plaats scoort het systeem uitstekend op het vlak van prijs/kwaliteit. Daarnaast biedt het systeem veel mogelijkheden en is het flexibel om snel in te spelen op veranderingen binnen een organisatie. Tenslotte zijn de korte aanlevertijden een extra troef. Ook de installatie zelf gaat heel vlot want met drie à vijf begeleidingsdagen is het ganse systeem operationeel.

Nieuwe arbeidswetten

PlanExpert is ook helemaal uitgerust om in te spelen op nieuwe arbeidswetten in de zorgsector. Zo is sinds 1 juli 2010 een nieuwe wet van kracht die een extra toeslag voorziet voor de gepresteerde avonduren tussen 19 uur en 20 uur. Bestaande klanten waren hier gelukkig mee want de nieuwe richtlijnen konden zeer snel worden ingebracht. Ook de achterstallige uitbetalingen vanaf 1 januari tot 30 juni werden hierbij verwerkt. Het doorgeven hiervan naar de lonen was voor de PlanExpertklanten een klus van een paar minuten.

Gepersonaliseerde dienstverlening

Zowel bij het installeren als bij de support achteraf kunnen klanten genieten van een volledig gepersonaliseerde benadering. Het systeem wordt geïnstalleerd, de parameters worden ingebracht en daarna kan men het systeem zelfstandig beheren. Opleiding is voorzien voor de applicatiebeheerders en desgewenst ook voor de planners. Onderhouds- en assistentiefaciliteiten geven recht op de nieuwste versies en interventies waar nodig. PlanExpert beschikt over een functie ‘afstandsbediening’ waarmee Time Gala – mits toestemming – rechtstreeks in de systemen van de klant kan kijken, de nodige aanpassingen kan maken en eventueel zaken kan verduidelijken.

QUOTES:

Verzorgend en verplegend personeel vinden én houden, is geen sinecure in een omgeving waarin avond- en weekendwerk vanzelfsprekend zijn.
Als gevolg van de marktwerking, de veranderende financiering in de zorg en de bezuinigingsronde die eraan zit te komen, staan organisaties voor de target om hun capaciteit aan personeel en middelen zo effectief mogelijk in te zetten.
Personeel krijgt graag de garantie dat er ook op lange termijn een gelijke shift-verdeling is tussen collega’s, onder meer wat betreft weekendwerk en feestdagen die volgens het gelijkberechtigingprincipe moeten verdeeld worden.
 

Lees ook

Wil je op de hoogte blijven van het laatste zorgnieuws?

Wens je up-to-date te blijven van het laatste zorgnieuws?
Schrijf je dan hier in en ontvang 2-wekelijks onze nieuwbrief.