Binnen ZOL werd vastgesteld dat het printerpark leidde tot verborgen kosten. Aan Kurt Gielen, IT Operations Manager bij ZOL, werd gevraagd om de vernieuwing van het printerpark in goede banen te leiden.
Streven naar totale controle
‘Elke dienst in de campussen te Genk, Lanaken en Waterschei stond zelf in voor de tijdige en juiste bestelling van verbruiksmateriaal’, vertelt Gielen. ‘Ze plaatsen veelvuldig bestellingen met extra administratief werk tot gevolg. We hadden er geen notie van of er laattijdig, te veel of te weinig werd besteld. Als je weet dat een kwartier niet kunnen printen in een ziekenhuis geen banaal probleem is, kan je je voorstellen dat we het bestelproces naar de toekomst toe beter wilden aanpakken.’
Standaardisatie van het printerpark helpt
‘Toen we ervoor opteerden om het volledige printerpark stapsgewijs te vernieuwen, hebben we samen met AXI nagedacht over de inperking van de printervarianten.’, vervolgt Gielen. ‘We kozen voor één HP printer per gebruiksprofiel. Eén model als persoonlijke printer, één model als werkgroep printer, één model als A4 z/w multifunctional en één als A4 kleur multifunctional. Bij de keuze is gekeken naar de printkwaliteit, het gebruiksgemak, de gemiddelde paginakost en het stroomverbruik.’
‘De gekozen printers hebben we tijdens een langdurende proof of concept uitgebreid getest. Waarna we, in overleg met AXI, onze keuze nog licht hebben bijgestuurd. We waren alvast overtuigd van de meerwaarde van de HP Pagewide technologie: laag energieverbruik, duurzame documenten, minder onderdelen en dus lagere servicekosten dan bij de meeste laserprinters.’
Eenvoudig werken. Eenvoudig beheren.
Gielen: ‘ Voor de gebruikers in ZOL dient printen eenvoudig te zijn. AXI raadde ons dan ook aan om te kiezen voor een uniforme print driver voor alle toestellen. Zo’n driver vereenvoudigt de dagelijkse routines.’
‘Binnen onze IT afdeling werken we gericht naar een structurele vermindering van het aantal helpdesk calls. Vanuit IT kunnen we eenvoudig gebruikersgroepen, print profielen en print policies definiëren, individuele printers of groepen van printers configureren, taken shedulen zoals firmware updates, enzovoort.’
In control met de HP Managed Print Services
Gielen: ‘Tijdens de proof of concept hebben we de waarde van de HP Managed Print Services echt leren kennen. Achteraf stel je je de vraag waarom we er nog niet eerder hebben voor gekozen. Automatische monitoring van de tonerniveaus, automatische en tijdige bestelling van verbruiksmaterialen die echt nodig zijn en directe verzending naar de juiste campus. De voordelen zijn legio.’
Over de financiële en adminstratieve voordelen is Gielen duidelijk. ‘Gedaan met de eindeloze factuurstroom. Vier keer per jaar ontvangen we een factuur met een vaste prijs. De eindafrekening is jaarlijks. We snijden ons niet in de vingers mochten we het indicatief maandelijks volume overschat hebben. We betalen uitsluitend voor wat we echt hebben verbruikt op basis van een vastgelegde all-in paginakost. De budgetcontrole is gedetailleerd met zicht op het printgedrag en de -kost via statistieken en opvolgingsrapporten.’
‘Tevreden over de gemaakte keuzes en de omkadering van het project door ICT partner AXI. De vervanging van het volledige printerpark vordert goed. Ondertussen is een derde van het printerpark vervangen. Tegen halfweg 2018 hopen we de cirkel rond te hebben. Naar de toekomst toe hebben we met AXI en HP afgesproken dat zij ons pro-actief informeren over de product roadmaps en ons relevante verbetervoorstellen aanreiken.’
Voor meer informatie: www.axi.be
